Confiança não substitui controle

Fraudes internas: como elas passam despercebidas — e como evitar.

Por: Gustavo Spinola, sócio na RG5.

É comum que empresários fiquem genuinamente surpresos ao descobrirem fraudes ou desvios dentro de suas empresas. Na maioria das vezes, o responsável é alguém de confiança, com anos de casa e bom relacionamento interno. A pergunta inevitável é: como isso passou despercebido?

A resposta é dura, mas precisa ser dita: confiança não substitui controle.

Ambientes empresarial que permite os desvios!

Em nossa experiência com dezenas de empresas, identificamos dois perfis recorrentes quando o assunto é desvio de recursos:

O oportunista: não entrou na empresa com a intenção de fraudar, mas encontra brechas em processos frágeis. A ausência de controles cria um terreno fértil para “pequenos desvios” que se tornam estruturais.

O intencional: mais difícil de encontrar, só que mais perigoso. São aqueles que já têm o “jeitinho” de fraudar e, num ambiente bagunçado, conseguem agir com método.

No fim das contas, o problema é quase sempre o mesmo: ausência de processos robustos e monitoramento acompanhamento.

O erro está na ilusão da confiança pessoal, afinal frases como “ele é quase da família”, “ele começou a empresa comigo”, “meu pai ajudou a família dela a anos atrás”, “agente pagou a faculdade dela” e etc. essa são frases reais que revelam um padrão perigoso: a confiança depositada em pessoas substitui a construção de mecanismos de controle. E quando isso acontece, a gestão passa a operar no escuro.

Confiar é fundamental, porém isso precisa estar respaldado em dados concretos, evidências e processos bem definidos.

O prejuízo não está só no dinheiro em muitos casos, o valor desviado é pequeno quando comparado ao impacto que ele gera:

• Relatórios são manipulados para encobrir desvios;

• A conciliação bancária deixa de refletir a realidade;

• O fluxo de caixa projetado passa a ser ilusão.

  
  

Como consequência, a empresa toma decisões com base em informações equivocadas e acaba mantendo gastos elevados acreditando que o caixa está saudável, ou deixa de reagir a uma queda de vendas, ou ainda toma decisões de expansão ou outras que aumentam a demanda da empresa por capital, faz porque o número está maquiado. O resultado? Um prejuízo que se acumula silenciosamente e por vezes é maior do que o desvio.

A forma de resolver é simples, melhoria dos controles e processos e não desconfiar de todos. Não adianta desconfiar de todo mundo O que precisa existir é um sistema que funcione, mesmo quando as pessoas falham.

Algumas práticas básicas já fazem toda a diferença:

• Conciliação bancária diária dos extratos bancários;

• Política de alçada onde ninguém aprova, paga e lança ao mesmo tempo.

• Segregação de funções separando quem lança o gasto, quem aprova e quem confere.

  
  

Com esses cuidados, o ambiente fica mais seguro e caso haja desvios são identificados rapidamente.

As empresas que estão um passo à frente não precisam confiar “às cegas”. Elas confiam porque os números são reais, auditáveis e as conferências, rotineiras.

Profissionalizar o controle não engessa o negócio. Pelo contrário dá segurança para que o gestor foque no que realmente importa: crescimento e geração de valor, sabendo que a base está protegida.